Onboarding in 5 Schritten: Leitfaden, Beispiele und Dos & Don’ts [2024]

Mit einem gelungenen Onboarding-Prozess legen Sie den Grundstein für zufriedene Mitarbeiter:innen. Das zahlt sich aus, denn wer sich in seinem Job wohlfühlt, ist motivierter, leistet mehr und bleibt dem Unternehmen treu.

Ein guter Start im neuen Job ist für neue Mitarbeiter:innen ebenso wichtig wie für das Unternehmen selbst.

Um diese frühzeitig und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden, müssen Sie Ihrem Onboarding-Prozess deshalb höchste Priorität einräumen. ⚠️

In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie der Einstieg gelingt. ✅

1. Was ist Onboarding?

Es ist ein Begriff, der ­– ähnlich klingend – meist als Lautsprecheransage durch Flughäfen schallt: „Sehr geehrte Gäste, Ihr Flug ist zum Boarding bereit.“ Setzt man ein „on“ vor das Wort, wechselt es die Branche, behält aber seine Bedeutung bei: an Bord gehen.

In Personalangelegenheiten beschreibt Onboarding den Prozess, neue Mitarbeiter:innen in das Unternehmen zu integrieren.

Mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag ist die Candidate Experience nämlich nicht beendet!

Viel mehr gilt es, die neuen Beschäftigten willkommen zu heißen, sie mit Abläufen, Produkten und Inhalten vertraut zu machen und dafür zu sorgen, dass sie sich im Unternehmen gut aufgehoben und wohl fühlen.

Das ist wichtig, denn was nützt ein optimierter Recruiting-Prozess, wenn das Arbeitsverhältnis nicht mal die Probezeit übersteht? Im Folgenden erfahren Sie deshalb mehr über die fünf Schritte des Onboardings und was es zu vermeiden gilt.

Wer kommt, soll bleiben ✅

Der Onboarding-Prozess wird gerne unterschätzt. Doch gerade in dieser Phase heißt es nach dem erfolgreichen Recruiting noch einmal richtig Einsatz zeigen, damit sich neue Mitarbeiter:innen

• schnell im Unternehmen zurechtfinden,
• optimal eingearbeitet werden und
• im Team ankommen.

Wer sich an seinem Arbeitsplatz wohl und respektiert fühlt, ist produktiver, motivierter und bleibt länger im Unternehmen. Bestimmt wünschen Sie sich das von Ihren Mitarbeitenden, oder?

Deshalb ist es ratsam ein Einarbeitungskonzept zu entwerfen, das flexibel an die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung angepasst wird. So lassen sich klassische Fehler vermeiden, etwa fehlende Ansprechpersonen oder Arbeitsplätze.

Erstellen Sie für sich eine Checkliste. Setzen Sie auf die Liste alle wichtigen To-dos, die Sie als Unternehmen während des Onboardings erfüllen wollen – selbst simple Aufgaben wie z. B. das Erstellen des E-Mail-Accounts sollten sich dort wiederfinden.

Begehrte Fachkräfte können sich ihre Jobs heutzutage häufig aussuchen.

Bleiben auf den ersten Metern die sozialen Anknüpfungspunkte im Team auf der Strecke oder fehlt die Unterstützung der Vorgesetzten, sind sie schneller wieder weg, als man das neue E-Mail-Postfach einrichten kann. Und das ist bestimmt nicht in Ihrem Sinne!

Lassen Sie uns deshalb einen Blick auf die fünf Schritte des Onboardings werfen.

2. Die fünf Schritte des Onboardings

1️⃣ Loslegen, bevor es losgeht ­­­– das Preboarding

Der Arbeitsvertrag ist unterzeichnet und der erste Tag im neuen Job naht – zwischen diesen beiden Meilensteinen sollte keine Funkstille herrschen.

Der erste Schritt im Onboarding lautet also: Bleiben Sie mit Ihren neuen Beschäftigten in Kontakt und klären Sie alles im Unternehmen, das für einen guten Start benötigt wird. 🤝

Diese Phase wird auch als Preboarding bezeichnet und sollte folgende Dinge umfassen:

Infos, Infos, Infos ✅

Versorgen Sie Ihre künftigen Mitarbeiter:innen mit allem, was sie so brauchen: Gibt es einen Fahrplan für die ersten Tage im neuen Unternehmen? Wenn ja, teilen Sie die Struktur mit den neuen Arbeitnehmer:innen und schicken Sie ihnen die Abläufe per E-Mail.

Schildern Sie, was es zu erwarten gibt. Welche Kolleg:innen werden sie kennenlernen? Welchen Dresscode sollten sie einhalten? Wann und wo sollen sie sich am ersten Tag einfinden?

Steht bei Ihnen ein Teambuilding-Event an, das noch vor dem offiziellen Start der neuen Personen stattfindet? Laden Sie diese doch bereits dazu ein und geben Sie ihnen die Möglichkeit, die Kolleg:innen in entspannter Umgebung kennenzulernen.

Papierkram erledigen ✅

Falls es abseits des Arbeitsvertrags noch Dinge gibt, die unterschrieben werden sollen, schicken Sie diese vorab per E-Mail. In diesem Zuge sollten auch alle Informationen über die Vorteile und Benefits, die das Unternehmen bietet, kommuniziert werden.

Bekommen Mitarbeiter:innen Tickets für den öffentlichen Verkehr? Gibt es Yoga-Kurse? Rabatte bei diversen Dienstleistern? Oder eine Lebensversicherung, die vom Unternehmen gefördert wird? Lassen Sie es die Neulinge wissen.

Arbeitsplatz und Technik ✅

Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter:innen am ersten Arbeitstag bereitsteht. Klären Sie vorher, wo die Personen sitzen werden und ob es dazu noch etwas braucht.

Stehen genügend Computer inkl. Zubehör, ggf. Diensthandys und sonstiges benötigtes Equipment zur Verfügung oder muss etwas neu bestellt werden?

Lassen Sie die IT wissen, welche Zugriffsrechte die neuen Mitarbeiter:innen bekommen sollen, dass ihre E-Mail-Postfächer eingerichtet werden müssen und alles Weitere, das zum Start benötigt wird.

Welche Schlüssel oder Zugangscodes benötigen die neue Personen?

Belegschaft einbinden ✅

Kündigen Sie den Start neuer Mitarbeiter:innen in der Belegschaft an und informieren Sie alle über ihre jeweiligen To-dos.

Wer kümmert sich wann um die Neuankömmlinge, was ist im Vorhinein zu tun, wie wird die erste Zeit zur Einarbeitung aufgeteilt?

Alle sollten vorab Bescheid wissen, damit Ihre neuen Mitarbeiter:innen sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen.

Arbeitsbekleidung ✅

Gibt es Arbeitskleidung, die von allen getragen wird? Dann achten Sie darauf, dass diese den neuen Mitarbeiter:innen bereits am ersten Tag zur Verfügung steht – vielleicht sogar schon vor dem Start.

2️⃣ Der erste Tag

Wie heißt es so schön? Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck! Also achten Sie darauf, dass der erste Tag ein guter wird.

Hier haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengefasst, die Sie beherzigen sollten:

Ein herzlicher Empfang ❤️

Stellen Sie sicher, dass die Neuankömmlinge herzlich in Empfang genommen werden, sei es vom Verwaltungspersonal, der HR-Abteilung oder den direkten Kolleg:innen und Teamleads.

Wichtig ist, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen nicht fühlen wie „bestellt und nicht abgeholt“.

Räumlichkeiten und erste Zusammentreffen 🤝

Machen Sie mit den neuen Beschäftigten einen Rundgang durch die Räumlichkeiten.

Vielleicht ergibt sich dabei schon ein erstes Zusammentreffen mit weiteren Kolleg:innen und ein lockerer Plausch in der Kaffeeküche.

Information an die Belegschaft 📧

Schicken Sie eine E-Mail an die komplette Belegschaft und informieren Sie diese über die Neuzugänge.

Mittagessen mit der Geschäftsführung 🍲

Wenn möglich, organisieren Sie ein Mittagessen mit der Geschäftsführung des Unternehmens.

Equipment 💻

Sorgen Sie dafür, dass alles Notwendige bereitsteht, was Ihre neuen Mitarbeiter:innen zum Arbeiten benötigen: Von Computer, Maus, Keyboard und Co. bis hin zu Passwörtern, Zugängen und Software.

Kleine Aufmerksamkeiten 🎁

Schreiben Sie eine nette Karte, kaufen Sie eine Pflanze oder kümmern Sie sich um einen Snack für die erste Kaffeepause.

Meistens sind es die kleinen Aufmerksamkeiten, die den großen Unterschied machen.

Hand aufs Herz, haben Sie so etwas schon einmal erlebt? Vielleicht ist das eine schöne Inspiration auch für Ihr Unternehmen!

Willkommenspaket zusammenstellen 🍵

Ihr Unternehmen verfügt über Werbegeschenke bzw. gebrandete Gadgets wie T-Shirts oder Tassen mit dem Firmenlogo? Dann stellen Sie ein Willkommenspaket für die neuen Arbeitnehmer:innen zusammen! Das schafft gleich eine ordentliche Portion Zugehörigkeitsgefühl.

Einführung in die Unternehmenskultur ☕️

Führen Sie die Neuzugänge in die Unternehmenskultur ein. Erklären Sie ihnen die Ziele, Visionen und Werte der Firma, aber auch, wie sich der tägliche Arbeitsalltag gestaltet. Gibt es z. B. gemeinsame Mittagessen, Pausen etc.?

Auch interne Richtlinien sollten Sie erklären, z. B. Regelungen bezüglich Urlaub, Homeoffice, flexiblen Arbeitszeiten etc.

3️⃣ Erwartungen und Ziele (3, 6 & 12 Monate)

Je größer das Unternehmen, desto komplexer ist meist die Unternehmenskommunikation.

Doch auch, wenn es fordernd oder zeitaufwendig ist – achten Sie darauf, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen wissen, was von ihnen erwartet wird und wo ihr Platz im Team ist.

Letzteres ist auch wichtig, um unnötige Spannungen in den Abteilungen zu vermeiden. Um den Start zu erleichtern, empfiehlt es sich gerade in der ersten Zeit, Meetings mit den direkten Kolleg:innen zu organisieren.

Je deutlicher Sie den neuen Arbeitnehmer:innen erklären, warum ihr Part wichtig für das Team und für das Unternehmen als Ganzes ist, desto engagierter werden sie sich in die Firma einbringen.

Achten Sie aber darauf, dass Sie die Neuzugänge nicht überfordern – zu viele Informationen auf einmal können erschlagen. Führen Sie die neuen Mitarbeiter:innen Schritt für Schritt in die internen Abläufe und Systeme ein.

Setzen Sie klare Ziele für die ersten drei, sechs und zwölf Monate und prüfen Sie dazwischen immer wieder, wie es den Neuen geht, ob sie über- oder unterfordert sind.

Geben Sie Feedback und ermutigen Sie die Arbeitnehmer:innen Fragen zu stellen. Eine regelmäßige und klare Kommunikation kann Schwierigkeiten im Keim ersticken.

4️⃣ Ansprechpersonen

Sie kennen sie vielleicht aus Schul- oder Studienzeiten: die Study-Buddies. Gemeinsam ist eben besser als einsam. ❤️

Das gilt auch im Job.

Haben Ihre neuen Mitarbeiter:innen feste Ansprechpersonen im Team, läuft der gesamte Onboarding-Prozess runder.

Stellen Sie den Neulingen Ansprechpersonen oder Mentor:innen zur Seite, die in derselben Abteilung arbeiten und für Fragen zur Verfügung stehen.

Kurzum, sorgen Sie dafür, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen nicht allein am Schreibtisch sitzen und sich fragen, was sie denn jetzt als nächstes machen sollen.

Auch außerhalb der Arbeitszeit ist es eine gute Idee, gerade in der ersten Woche dafür zu sorgen, dass jemand mit den neuen Mitarbeiter:innen gemeinsam essen geht oder sich auf eine gemeinsame Pause in der Kaffeeküche trifft. ☕️

Klären Sie dies vorab mit den bestehenden Kolleg:innen. Gerade in eingeschweißten Teams kann es für Neuzugänge sonst schwierig sein, sich zu integrieren. Und es wäre doch schade, wenn es dann daran scheitert.

Teambuilding-Aktivitäten gerade zu Beginn helfen den Neuzugängen, sich im Unternehmen wohlzufühlen.

5️⃣ Mutige Fragen stellen

Nicht nur die neuen Arbeitnehmer:innen sollen im Onboarding-Prozess viel lernen – auch Sie können daraus Einiges mitnehmen.

Klar, neuen Mitarbeitenden wird es nicht leichtfallen, das Unternehmen, das sie gerade eingestellt hat, zu kritisieren.

Ehrliches Feedback kann Ihnen aber helfen, sich zu verbessern.

Neuzugänge haben einen frischen Blick. Sie sind (noch) nicht „betriebsblind“. Eventuell erkennen sie sehr schnell Probleme des Unternehmens und können diese benennen.

Stellen Sie also mutige Fragen und haben Sie keine Angst vor den Antworten. Im Folgenden einige Anstöße:

• Waren die Fragen im Vorstellungsgespräch relevant und sinnvoll?
• Konnten Kompetenzen, Erfahrungen und Karriereziele offen und ehrlich mit den Recruiter:innen besprochen werden?
• War die Stellenausschreibung akkurat? Deckt sie sich mit den tatsächlichen Aufgaben in der Praxis?
• Wie hat sich die neue Person am ersten Tag gefühlt? Wurde sie angenehm in Empfang genommen?
• Wurden alle wichtigen Informationen über das Unternehmen zur Verfügung gestellt?
• Wurden die Erwartungen klar und deutlich kommuniziert?
• Gab es genug Einarbeitungszeit?
• Gab es eine Ansprechperson und/oder Mentor:in – und wie hilfreich war die Person?
• Ist das Arbeitspensum passend oder überlastend?
• Ist die Arbeitsbelastung zu stemmen?
• Ist die Beurteilung der Arbeit klar und nachvollziehbar?
• Wurden alle wichtigen Dinge – Hard- und Software – zur Verfügung gestellt?
• Ist die Rolle im Unternehmen klar?

Geben ihre Neuzugänge fleißig Feedback? Hervorragend. Dann sorgen Sie bitte dafür, dass daraus auch konkrete Handlungen entstehen – und beziehen Sie die Beschäftigten in die Verbesserung der einzelnen Punkte mit ein.

Grundsätzlich sollten Sie es sich zur gelebten Praxis machen, regelmäßig Feedback-Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden zu führen – egal, wie lange diese bereits im Unternehmen sind.

Dies kann Ihnen dabei helfen, frühzeitig Dinge zu erkennen, die womöglich gerade nicht so gut laufen und wo Optimierungsbedarf besteht.

3. Bitte nicht: Das sollten Sie beim Onboarding vermeiden!

Jetzt haben Sie einige wichtige Infos über einen guten Onboarding-Prozess gelesen.

Es gibt aber auch Dinge, die Sie unbedingt vermeiden sollten, damit die neuen Mitarbeiter:innen sich im Unternehmen wohlfühlen, sich gut integrieren, lange bleiben und möglichst schnell zum Erfolg der Firma beitragen.

Vermeiden Sie deshalb alles, was einen schlechten Eindruck vermittelt, unprofessionell wirkt oder dazu führt, dass sich die Arbeitnehmer:innen nicht wertgeschätzt oder respektiert fühlen.

Das klingt plausibel, oder? Dennoch kommt es gerade beim Onboarding immer wieder zu Versäumnissen.

Folgende Punkte sollten Sie auf alle Fälle vermeiden:

❌ Funkstille

Der Vertrag ist unterzeichnet – nun herrscht Schweigen.

Ein fataler Fehler, denn die Zeit zwischen Einstellung und tatsächlichem Arbeitsbeginn kann sinnvoll genützt werden. Werfen Sie dazu noch mal einen Blick auf Schritt 1 des Onboardings: Loslegen, bevor es losgeht – das Preboarding.

❌ Stille Post

Der Flurfunk verbreitet die Nachricht wie ein Lauffeuer, doch Genaues weiß man nicht.

Heute fängt eine neue Person an – aber wo, wie und warum?

Die Vorgesetzen sind nicht da, Vorbereitungen wurden keine getroffen und dementsprechend steht weder ein Arbeitsplatz zur Verfügung noch gibt es Ansprechpersonen.

Die Neuen stehen verloren im Raum und googeln schon einmal heimlich neue Stellenanzeigen. Um das zu vermeiden, beachten Sie die Tipps in Schritt 2 des Onboardings: Der erste Tag.

❌ Mach mal

Die Neuzugänge werden kurz eingearbeitet und dann sich selbst überlassen. Kann man machen – ist aber wenig sinnvoll. Denn zum Onboarding gehört weit mehr als nur die Bereitstellung der Arbeitsmaterialien.

Wollen Sie ein wertvolles Mitglied für Ihr Team gewinnen, sollten Sie die Arbeitnehmer:innen gut in das Unternehmen integrieren, Aufgaben und Ziele formulieren und dafür sorgen, dass sich die Neuen nicht nur auskennen, sondern auch wohlfühlen.

Wie das am besten umgesetzt werden kann, lesen Sie in Schritt 3 des Onboardings: Erwartungen und Ziele.

❌ IT oder „Wie heißt der mit dem Computer?“

Ihre neuen Beschäftigten stehen in der Tür und erinnern Sie daran, dass schon der Erste des Monats ist? Die Zeit vergeht aber auch schnell – und wurde leider nicht genützt, um Arbeitsmaterialien zur Verfügung zu stellen.

Der Schreibtisch ist leer – kein Computer, kein Telefonanschluss und in der IT ist ausgerechnet heute niemand zu erreichen. Ein fataler (Fehl-)Start in den neuen Job!

Statt diesen unprofessionellen Eindruck zu vermitteln, sollte am ersten Tag ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. So können Ihre Neuzugänge direkt starten – und damit schnell zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

❌ Darüber sprechen wir noch

Zum Onboarding gehört es auch, klare Ziele zu formulieren. Bevor Sie aber in das Gespräch mit Ihren neuen Mitarbeiter:innen starten, sollten Sie selbst wissen, was Sie von ihnen erwarten.

Ansonsten wird der Output des Gesprächs wahrscheinlich für beide Seiten wenig zufriedenstellend.

Verschieben Sie Zielgespräche nicht auf später! Gerade zu Beginn des Onboarding-Prozesses helfen feste Termine und klare Erwartungen dabei, dass sich die Neuzugänge rasch orientieren können.

❌ Was ich nicht höre, existiert auch nicht

Ja, Feedback-Gespräche können nervenaufreibend sein. Niemand freut sich über Kritik. Dennoch sind sie wichtig. Wenn Sie Mitarbeitendengespräche weglassen, verzögern und vergrößern sich die Probleme nur. Sie gehen deshalb nicht weg!

Fragen Sie daher nach den ersten vier Wochen einmal nach, wie es Ihren neuen Mitarbeiter:innen geht. So ersticken Sie etwaige Probleme bestenfalls direkt im Keim.

Welche weiteren Vorteile es Ihnen bietet, ein offenes Ohr für den Input Ihrer neuen Mitarbeitenden zu haben, beschreibt Schritt 5 des Onboarding-Prozesses: Mutige Fragen stellen.

4. Dos & Don’ts beim Onboarding

Fassen wir alles noch einmal kurz zusammen:

➡️ Beim Onboarding handelt es sich um den Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen. Dazu gehören neben vielen fachlichen Aspekten auch soziale Komponenten.

➡️ Fühlen sich die neuen Mitarbeiter:innen in ihrem Job wohl, sind sie motivierter und werden mehr Leistung bringen – die Identifikation mit der Firma wächst, die Kündigungsrate sinkt.

➡️ Das Onboarding beginnt ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung (also schon vor dem ersten Arbeitstag!) und endet nach einigen Monaten. Spätestens nach einem Jahr sind die Neuen dann „alte Hasen“ im Unternehmen.

➡️ Gelungenes Onboarding wirkt sich maßgeblich auf den Erfolg des Unternehmens aus. Deshalb ist es von großer Wichtigkeit, dass Sie das ernstnehmen.

Befassen Sie sich mit dem Prozess und nutzen Sie das Potenzial, das in ihm schlummert. Ansonsten müssen Sie sich schon nach kurzer Zeit wieder auf die Suche nach neuen Mitarbeiter:innen machen – und wer will das schon?

Wir haben hier noch einmal kompakt für Sie die Dos und Don’ts beim Onboarding zusammengefasst:

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Optimierung Ihrer Onboarding-Prozesse! Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung wünschen, helfen wir von Jobheld Ihnen gerne.