Sie wollen Top-Talente für Ihr Unternehmen gewinnen? Dann brauchen Sie in einem ersten Schritt unbedingt ein gutes Anforderungsprofil!
Wir zeigen Ihnen in unserem Leitfaden, was es zu beachten gilt und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand.
Vielleicht denken Sie sich jetzt, dass Ihnen die Erstellung eines Anforderungsprofils zu viel Zeit kostet. Lassen Sie uns dazu sagen: Ja, womöglich dauert es ein bisschen, aber es wird sich lohnen, versprochen! 🤞
Auch, wenn es zuerst ein bisschen Zeit in Anspruch nimmt, können Sie dadurch den restlichen Recruiting-Prozess viel effizienter und zeitschonender gestalten und zudem sicherstellen, dass Sie geeignete Kandidat:innen für Ihre ausgeschriebene Stelle finden.
Haben wir Sie überzeugt? Dann starten wir gleich los!
1. Was ist ein Anforderungsprofil?
Auf der Suche nach geeignetem Personal gehört es zu den wichtigsten Aufgaben im Recruiting-Prozess: das Anforderungsprofil zu erstellen.
Das Anforderungsprofil geht in die Tiefe und umfasst alle Eigenschaften und Fähigkeiten, die Sie von Ihren (zukünftigen) Mitarbeiter:innen erwarten.
Ihr Vorteil gegenüber einer Candidate Persona: Das Anforderungsprofil ist viel schneller erstellt! Wenn Sie also für eine Candidate Persona nicht die Zeit finden, sollten Sie zumindest unbedingt auf ein Anforderungsprofil zurückgreifen.
Mit dem Anforderungsprofil legen Sie also fest,
- welches Wissen,
- welche Fachkompetenzen und
- welche Fähigkeiten
Bewerber:innen mitbringen müssen, um für offene Positionen in Frage zu kommen. Sie definieren also genau, wonach Sie suchen.
Ein Anforderungsprofil ist als internes Dokument gedacht und nicht zur Veröffentlichung bestimmt.
Es geht also nicht darum, ansprechende Texte zu kreieren – dafür gibt es dann die Stellenausschreibung –, sondern darum, konkret niederzuschreiben, was Sie sich von der neuen Person erwarten.
Denn wenn Sie nicht genau wissen, wonach Sie suchen, wie sollen sie dann z. B. überhaupt den richtigen Jobtitel für Ihre Stellenausschreibung – geschweige denn geeignete Kandidat:innen – finden? Das Anforderungsprofil stellt also die Grundlage für die Stellenausschreibung dar.
Das ist für Sie jetzt die perfekte Gelegenheit, um sich über die zu besetzende Position Gedanken zu machen. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit! Hier sollten Sie sorgfältig vorgehen.
Definieren Sie die Stelle hinsichtlich der gewünschten Ausbildung, fachlichen und sozialen Kompetenzen (mehr dazu später).
Kurzum: Mit dem Anforderungsprofil legen Sie fest, was Ihr:e neue:r Mitarbeiter:in können muss. ✅
Das kann durchaus abweichen von dem, was Sie bei der letzten Ausschreibung vorausgesetzt haben. In der Zwischenzeit hat sich die Stelle womöglich leicht verändert oder Sie haben andere Ansprüche an eine Nachfolge.
Sofern Sie eine externe Firma mit der Suche beauftragen, legen Sie gemeinsam die Mindestanforderungen fest und skizzieren Sie Ihre Wunschkandidat:innen.
Wichtig ist in jedem Fall: Träumen Sie nicht von der eierlegenden Wollmilchsau, sondern bleiben Sie realistisch. Ein Anforderungsprofil ist kein Wunschzettel! ⚠️
Bei zu vielen oder zu hohen Anforderungen werden Sie keine geeignete Person finden. Konzentrieren Sie sich deshalb immer auf die relevanten Dinge!
2. Warum lohnt sich ein Anforderungsprofil?
Ein gut durchdachtes Anforderungsprofil lohnt sich in jedem Fall!
Der Hauptgrund ist, dass Sie damit sichergehen können, dass sie qualitativ hochwertige Bewerbungen bekommen werden. Immerhin wissen die Bewerber:innen, was von ihnen erwartet wird.
Überlegen Sie einmal so: Wenn Sie nicht genau wissen, nach wem Sie eigentlich suchen, wie sollen Sie dann die passende Person finden?
Ein ausführliches Anforderungsprofil zu erstellen, bringt Ihnen aber noch einige weitere Vorteile:
✅ Bei der ersten Sichtung der Bewerbungsunterlagen sparen Sie beim Abgleich mit dem Anforderungsprofil Zeit und behalten den Überblick im Bewerbungsprozess. Da alle wichtigen Informationen schnell erkennbar sind, können Sie passende von nicht geeigneten Kandidat:innen schnell und objektiv trennen.
✅ Sie haben mit dem Anforderungsprofil einen großartigen Leitfaden für Bewerbungsgespräche.
✅ Sind mehrere Personen bei der Auswahl der neuen Mitarbeiter:innen involviert, vermeiden Sie mit einem vorab abgestimmten Anforderungsprofil Probleme und Diskussionen. Entscheidungen werden so nicht aufgrund subjektiver Wahrnehmungen, sondern anhand nachprüfbarer Kriterien getroffen.
👉 Übrigens: Ein Anforderungsprofil lohnt sich nicht nur im Recruiting (auch, wenn wir uns in diesem Leitfaden vorrangig darauf beziehen).
Erstellen Sie für alle Positionen in Ihrem Unternehmen Anforderungsprofile und halten Sie diese stets aktuell, z. B. indem Sie diese in den jährlichen Mitarbeitendengesprächen auf ihre Richtigkeit überprüfen.
Warum sollten Sie das machen? 🤔
Ein Anforderungsprofil kann auch in anderen Situationen als bei einer Neu- oder Nachbesetzung hilfreich sein. Sie erkennen so z. B., wo Sie Ihre bestehenden Mitarbeitenden weiterqualifzieren können.
Sie können dann etwa gezielt Fortbildungen beschließen oder konkrete Entwicklungsziele festlegen. Auf einen Blick erkennen Sie so die noch benötigten Kompetenzen, um diese auch zu erreichen.
Ein Anforderungsprofil lohnt sich also nicht nur, um neue Mitarbeiter:innen zu finden, die passen, sondern auch, um bestehende Mitarbeitende im Unternehmen zu halten und ggf. weiterzuentwickeln.
3. Anforderungsprofil erstellen
Sie möchten jetzt gerne ein Anforderungsprofil erstellen, wissen aber nicht, wie Sie am besten starten? Kein Problem! Wir zeigen Ihnen in drei einfachen Schritten, was Sie beachten müssen.
Schritt 1: Analyse
Sie beginnen mit dem Naheliegenden, nämlich mit der Stelle, die es neu zu besetzen gilt.
Welche Aufgaben muss das neue Teammitglied täglich, wöchentlich, monatlich oder auch bei Bedarf ausführen?
Denken Sie dabei nicht nur an das Kerngeschäft, sondern auch an weitere Verantwortungsbereiche.
Analysieren und definieren Sie die Haupt- und Nebenaufgaben, die an dieser Stelle erledigt werden müssen
Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:
- Was sind die wichtigsten Tätigkeiten und Aufgaben, welche der oder die zukünftige Angestellte erfüllen muss?
- Schreiben Sie alle Anforderungen auf eine Liste. Im Anschluss ordnen Sie Ihre Ergebnisse nach Wichtigkeit. Darauf kommen wir in Schritt 3 nochmals zu sprechen.
- Welche Zielsetzungen gelten für die offene Stelle? Was soll an dieser Position zukünftig erreicht werden?
- Besteht die Möglichkeit, dass sich das Aufgabengebiet in Zukunft verändert? Je nach Branche können Neuerungen und Innovationen sehr schnell eintreten.
🔥 Jobheld Tipp:Erkundigen Sie sich bei Ihren bestehenden Mitarbeiter:innen, bei der Teamleitung und – wenn möglich – bei der Person, welche die Stelle momentan innehat, wie Sie die Rolle des neuen Teammitglieds sehen. Da sie (nicht nur) mit dem Tagesgeschäft bestens vertraut sind, können Sie Ihnen oft wichtige Informationen liefern.
Schritt 2: Anforderungskriterien
Basierend auf den Antworten, die Sie auf die Fragen in Schritt 1 gegeben bzw. bekommen haben, erarbeiten Sie die Anforderungskriterien an Ihre:n neue:n Mitarbeiter:in.
Was muss diese:r können, um die anstehenden Aufgaben vollumfänglich zu erfüllen? Was sollten Bewerber:innen vorweisen können?
- Qualifikationen: Ausbildung, Abschlüsse, Fortbildung(en), Berufserfahrung
- Fachspezifische Kompetenzen: Sprachen, IT-Kenntnisse, besondere Fähigkeiten, Erfahrungsschatz, Fachwissen
- Soft Skills:
- Methodenkompetenzen: strategisches Denken, zielorientiertes Handeln, Präsentationstechnik, Selbstmanagement …
- Soziale Kompetenzen: Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Kritikfähigkeit, Verhandlungsfertigkeit, Überzeugungskraft …
- Persönliche Kompetenzen: Kreativität, Motivation, Verantwortungsbewusstsein …
Beachten Sie, dass viele dieser Kompetenzen genauer zu beschreiben sind, da sie je nach Person und Firmenkultur unterschiedlich verstanden werden können.
Streichen Sie außerdem allgemeine Floskeln und schöne „Buzzwords“ ohne Inhalt. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Sie müssen immer wissen, was gemeint ist.
Bei Bedarf formulieren Sie gewisse Anforderungen aus anstatt sie in einem attraktiv klingenden Wort zusammenzufassen. Hier geht es nicht darum zu überzeugen, sondern ein realistisches Bild des zukünftigen Teammitglieds zu erhalten.
Überlegen Sie bei den Soft Skills vor allem, wie sich das Arbeitsumfeld der zu besetzenden Position gestaltet. Welche Kompetenzen sind in diesem Umfeld sehr wichtig?
Folgen Sie dem Grundsatz „weniger ist mehr“. Halten Sie sich bei der Erarbeitung des Anforderungsprofils daran, nur Kriterien aufzuführen, die für die erfolgreiche Ausführung der Arbeit wichtig sind.
Solche, die Sie zwar gerne hätten, die aber unwichtig sind, lassen Sie weg.
Schritt 3: Gewichtung
Sobald Sie alle Kriterien zusammengetragen haben, müssen Sie diese nach ihrer Wichtigkeit bewerten. Hier geht es vor allem darum herauszufinden, was für diese Stelle Must-haves und was Nice-to-haves sind.
Arbeiten Sie sich vor von „muss“ über „soll“ zu „wäre schön“.
Alles, was Sie der Kategorie „muss“ zuordnen, müssen Bewerber:innen vorweisen, um sich für die Stelle zu qualifizieren.
Alles, was Sie der Kategorie „soll“ zuordnen, weisen Kandidat:innen idealerweise auf. Allerdings ist es denkbar, dass sie sich diese Dinge auch im Job aneignen, entweder durch die Arbeit an sich oder durch entsprechende Fortbildungen.
Alles, das Sie weder der Kategorie „muss“ noch der Kategorie „soll“ zuordnen, ist für die Stelle nicht so relevant (daher „wäre schön“) und ist eher dazu gedacht, bei z. B. zwei gleich gut geeigneten Kandidat:innen die finale Entscheidung zu treffen.
Geben Sie nun jeder Kompetenz eine Note: 1 steht für „nicht wichtig“ und 5 für „muss sein“ mit den entsprechenden Abstufungen dazwischen.
Überlegen Sie bei der Bewertung, in welchem Bezug das jeweilige Kriterium zu weiteren Kriterien steht und wie wichtig es für die Haupttätigkeit des:der neuen Mitarbeitenden ist.
Es kann sein, dass Sie bei den Kompetenzen Gegensatzpaare wie z. B. „Risikobereitschaft“ und „Verantwortungsbewusstsein“ notiert haben. Fragen Sie sich, welche Kompetenz mehr zu gewichten ist. ⚖️
Wenn Sie sich bezüglich der Gewichtung unsicher sind, können Ihnen diese Fragen helfen:
- Wie stark braucht es diese Kompetenz, um die Arbeitsaufgaben erfolgreich zu bewältigen?
- Wie wirkt es sich auf das Unternehmen aus, wenn diese Fähigkeit nicht vorhanden ist?
- Können Teammitglieder diese Kompetenz übernehmen?
- Kann eine fehlende Fertigkeit durch Weiterbildung oder Schulung erworben werden?
Voilà. Nach der Gewichtung haben Sie die 3 Schritte erfolgreich abgeschlossen und ein solides Anforderungsprofil erstellt. ✅
Unterscheidet sich das Ergebnis deutlich von Ihrer anfänglichen Vorstellung? Glückwunsch! Das ist die Bestätigung, dass Sie systematisch ein eigenständiges Profil erarbeitet haben.
Das macht die Suche – insbesondere das Schreiben der Stellenausschreibung – um vieles leichter.
4. Vom Anforderungsprofil zur Stellenausschreibung
Sie haben ein stimmiges Anforderungsprofil erstellt, um Ihre offene Stelle mit passenden Kandidat:innen zu besetzen. Hervorragend! 🙌
Sobald Sie Ihr Anforderungsprofil fertiggestellt haben, geht es gleich an die Stellenausschreibung, die es auf der Suche nach den richtigen Bewerber:innen zu vervollständigen gilt. Das Anforderungsprofil bildet das Fundament dafür.
Eine ungünstig formulierte Stellenausschreibung hält nicht nur potenzielle Kandidat:innen von einer Bewerbung ab, sondern kann auch dem Image Ihres Unternehmens schaden und für eine negative Candidate Experience sorgen. Deshalb ist es auch hier wichtig, dass Sie genau wissen, was Sie tun.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Erstellung Ihres Anforderungsprofils und in weiterer Folge Ihrer Stellenanzeige! Falls Sie Fragen haben oder professionelle Unterstützung wünschen, helfen wir von Jobheld Ihnen gerne.
