Schnelle Recruiting-Prozesse sind vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig.
Natürlich muss die angebotene Stelle attraktiv und wettbewerbsfähig sein – aber solange sie das ist, können Sie durch Schnelligkeit im Bewerbungsprozess die besten Kandidat:innen für Ihr Unternehmen gewinnen – und sie sich nicht von der Konkurrenz wegschnappen lassen.
Je schneller Ihre Prozesse sind, desto eher können Sie Top-Talente für Ihr Unternehmen gewinnen. 🚀
Je langsamer Ihre Prozesse sind, desto eher verlieren Sie geeignete Kandidat:innen an andere Unternehmen, die Ihnen zuvor gekommen sind. 🥲
Mit effizienten Recruiting-Prozessen können Sie nicht nur schnell neue Kandidat:innen einstellen, sondern auch die Qualität der Einstellungen verbessern und Ihre Recruiting-Kosten senken.
Was sollten Sie also tun, um Ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren? Wir konzentrieren uns heute auf zwei wichtige Punkte:
Wenn Sie an diesen beiden wichtigen Stellschrauben drehen, können Sie Ihre Recruiting-Prozesse nicht nur deutlich verbessern, sondern auch weniger Zeit dafür aufwenden. Wie das genau geht? Das erklären wir Ihnen jetzt.
1. Optimierung der Candidate Experience
Beginnen wir mit einem kurzen Exkurs: Was bedeutet eigentlich „Candidate Experience“? 🤔
Ganz einfach: Sie kennen sicher den Begriff „Customer Experience“. Damit werden alle Eindrücke oder Erfahrungen beschrieben, die Kund:innen mit einer Marke oder einem Unternehmen machen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten online eine neue Hose kaufen. Sie schauen sich verschiedene Onlineshops an, finden das für Sie passende Modell bei einem Shop Ihrer Wahl und können es innerhalb weniger Minuten bestellen.
Sie erhalten eine automatische Bestellbestätigung und werden am nächsten Tag darüber informiert, dass Ihre Hose bereits auf dem Weg zu Ihnen ist. 📦
Einfach ausgedrückt: Der Onlineshop nimmt Sie während Ihres Einkaufs an die Hand, damit sie ebendiesen schnell, einfach und transparent abwickeln können. ✅
Wenn Sie mit Ihrem Einkauf in diesem Onlineshop zufrieden waren, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie wieder dort einkaufen – selbst, wenn die Hose nicht gepasst hat.
Das Gleiche gilt für den Bewerbungsprozess. In diesem Fall sprechen wir dann von der „Candidate Experience“.
Wenn Bewerber:innen auf Jobsuche sind und z. B. über Ihre Karriereseite auf ein interessantes Jobangebot stoßen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie sich dafür bewerben möchten. Je schneller und unkomplizierter der Bewerbungsprozess ist, desto mehr Personen werden die Bewerbung auch tatsächlich abschicken.
Wenn Sie Ihre Bewerber:innen dann noch zeitnah über den aktuellen Stand der Bewerbung informieren, senden Sie als Unternehmen ein positives Bild von sich aus. So können Sie sogar damit rechnen, dass sich Bewerber:innen auch dann positiv über Ihr Unternehmen äußern, wenn sie die Stelle, auf die sie sich beworben haben, nicht bekommen.
Während also bei der „Customer Experience“ der Fokus auf den (potenziellen) Kund:innen liegt, liegt der Fokus bei der „Candidate Experience“ auf den (potenziellen) Bewerber:innen.
Wie kann nun eine Optimierung der Candidate Experience helfen, Recruiting-Prozesse zu beschleunigen? Eigentlich ist es ganz einfach:
👉 Wenn Sie die besten Kandidat:innen für sich gewinnen möchten, ist es essenziell, dass Sie schnell reagieren. ✅
Informieren Sie die Bewerber:innen stets rechtzeitig über den Status ihrer Bewerbung und gestalten Sie Ihren Bewerbungsprozess transparent. Dazu gehören eine schnelle Bestätigung des Bewerbungseingangs sowie zeitnahe Rückmeldungen zur Bewerbung oder auch nach Vorstellungsgesprächen.
Hier haben wir einige konkrete Tipps für Sie:
1️⃣ Vereinfachen Sie Ihren Bewerbungsprozess, indem Sie auf unnötige Formulare verzichten.
Überlegen Sie, was Sie im ersten Schritt unbedingt benötigen und reduzieren Sie eventuelle Online-Formulare auf das Nötigste.
Je schneller sich Interessierte bewerben können und je besser Sie mit wenigen Angaben herausfiltern können, ob eine Person grundsätzlich für eine offene Stelle in Frage kommt, desto besser für alle Beteiligten.
2️⃣ Schicken Sie den Bewerber:innen innerhalb von 24 Stunden eine Bestätigung über den Eingang ihrer Bewerbung und einen Überblick über die nächsten Schritte (z. B., dass sie innerhalb der nächsten 7 Tage eine Rückmeldung erhalten werden).
Eine sofort versendete automatisierte Eingangsbestätigung vermittelt den Bewerber:innen Sicherheit. Nichtsdestotrotz sollten Sie sich auch so bald wie möglich persönlich melden. Das wirft ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen und die Bewerber:innen fühlen sich von Ihnen gut betreut und wertgeschätzt.
Wir kümmern uns für Sie um einen schnellen, mobil optimierten Bewerbungsprozess und übernehmen die Vorqualifikation sowie einen raschen Erstkontakt mit Ihren Bewerber:innen.
Darüber hinaus begleiten wir Interessent:innen auf dem Weg zur erfolgreichen Bewerbung in Ihrem Unternehmen – so können Sie sich entspannt zurücklehnen, denn die ersten Schritte machen wir für Sie. 🚀
3️⃣ Innerhalb von 7 Tagen sollten Sie den Bewerber:innen eine erste Rückmeldung geben.
Das bedeutet entweder eine Absage für nicht passende Kandidat:innen oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Sollte eine Person nicht auf die ausgeschriebene Stelle passen, kann eine rasche Information darüber dennoch ein positives Gefühl bei der Person hinterlassen, sodass sie sich vielleicht in Zukunft auf eine andere Stelle bewirbt oder trotz der Absage bei anderen Personen positiv über Ihr Unternehmen spricht.
4️⃣ Nach einem Gespräch sollten Sie bereits innerhalb von 48 Stunden eine Rückmeldung geben.
So wissen die Kandidat:innen sofort, woran sie sind und auch Sie können entweder in Rekordzeit eine neue Person einstellen oder schnell weitersuchen, ohne viel Zeit (und Geld) zu verlieren.
5️⃣ Kommunizieren Sie deutlich und transparent! Sagen Sie den Bewerber:innen, woran sie sind und informieren Sie sie über die richtigen Ansprechpersonen.
Geben Sie ihnen einen Zeitplan an die Hand, damit sie wissen, wann sie wieder von Ihnen hören.
Halten Sie sich unbedingt an diesen Zeitplan! Sollte dies aus nicht vorhersehbaren Gründen einmal nicht möglich sein, informieren Sie die Bewerber:innen wiederum und lassen Sie sie darüber nicht im Unklaren.
6️⃣ Kümmern Sie sich bei Bedarf um geordnete Übergaben in Ihrem Team.
Eine gute Kommunikation ist nämlich nicht nur mit den Bewerber:innen wichtig, sondern auch intern mit allen am Bewerbungsprozess beteiligten Personen.
👉 Eine klare, zeitnahe und transparente Kommunikation stärkt das Vertrauen in Sie und Ihr Unternehmen und vermeidet Missverständnisse und Unklarheiten. ✅
Diese können nämlich dazu führen, dass sich Bewerber:innen am Ende doch lieber einem anderen Unternehmen zuwenden – und das wäre doch schade.
Übrigens: Wenn Sie noch mehr Tipps für eine gelungene Candidate Experience haben möchten, lesen Sie unseren Blogbeitrag zum Thema.
2. Einsatz von Technologie im Recruiting-Prozess
Ein weiterer wichtiger Punkt, um schnelle Recruiting-Prozesse zu ermöglichen, ist der Einsatz moderner Technik.
🔥 Jobheld Tipp:Nutzen Sie die Technik, wo immer es geht! 🚀
Auf dem Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Bewerbermanagementsystemen und KI-basierten Tools für Ihr Recruiting. Wenn Sie noch keines davon nutzen oder noch mit veralteten Systemen arbeiten, ist es Zeit für ein Update!
Gerade repetitive Aufgaben lassen sich so sehr gut auslagern und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
Dabei können Sie auch Ihren gesamten Prozess – von der Ausschreibung bis hin zur Einstellung – noch einmal unter die Lupe nehmen und gegebenenfalls optimieren.
Beispielsweise kann ein Chatbot den Erstkontakt mit den Bewerber:innen übernehmen und bereits die wichtigsten Informationen abfragen. So lässt sich gleich zu Beginn herausfiltern, wer wirklich ein potenzielles Match für eine offene Stelle ist und wer nicht. So sparen Sie Zeit, denn Sie erhalten nur Bewerbungen, die den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle entsprechen.
Wie wäre es mit einem kurzen Videointerview, wenn Sie eine vielversprechende Bewerbung erhalten haben? Um Zeit zu sparen und nicht alle Personen direkt zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, können Sie mit interessanten Bewerber:innen über ein Videotelefonat kurz in Kontakt treten und so bereits einen ersten Eindruck gewinnen. Das gilt auch umgekehrt.
So können Sie besser als „auf dem Papier“ einschätzen, ob eine Person zu Ihrer offenen Stelle passen könnte oder nicht.
Darüber hinaus sollten Sie die Bewerbungsdaten analysieren. So können Sie zum Beispiel herausfinden, über welche Kanäle Sie besonders viele und gute Bewerbungen erhalten und sich auf diese Kanäle spezialisieren. So sparen Sie Zeit, denn Sie müssen nicht mehr viele Kanäle nutzen, von denen die meisten nicht viel bringen.
Damit kommen wir zum Punkt Performance bzw. Social Recruiting: Teilen Sie Ihre offenen Stellen in den sozialen Medien, entweder organisch über Ihre Profile, oder bezahlt als Anzeige, und erhalten Sie so Bewerbungen auch von passiven Kandidat:innen, die auf Ihre offenen Stellen aufmerksam werden.
👉 Passive Kandidat:innen befinden sich nicht aktiv auf Jobsuche, sind jedoch bei einem guten Angebot offen für einen Wechsel. ✅
Diese Personen erreichen Sie nicht, wenn Sie Ihre Stellenanzeigen nur in Online-Jobportalen schalten oder über Printmedien bzw. Ihre Karriereseite bewerben. Deshalb ist unsere klare Empfehlung, Social bzw. Performance Recruiting zu nutzen, da Sie damit einen größeren Pool an potenziellen Bewerber:innen ansprechen und somit offene Stellen schneller besetzen können.
Wenn Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr Performance Recruiting suchen, werden Sie bei uns fündig.
Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne persönlich bei Ihrem Recruiting. Frei nach dem Motto „Daten statt Bauchgefühl“ vereinen wir Technik und exzellenten Kundenservice und bieten Ihnen, aber auch Ihren Bewerber:innen, somit das Beste aus beiden Welten. ✨
